Adminisztratív folyamatokat teszek rendbe és digitalizálok. A saját rendszeremben ma a dokumentumok maguktól a helyükre kerülnek — én már csak jóváhagyok. Ami korábban napokat vitt, órák alatt megvan. Ugyanezt felépítem az Ön cégének is.
1600+ ügylet 2020 óta — egyetlen dokumentációs hiba nélkül.
Ugyanaz az adat kézzel vándorol: egyik táblázatból a másikba, onnan a számlázóba.
A beszkennelt papírok, fotók, PDF-ek ott vannak valahol — a levelezésben, a telefonon, egy Letöltések mappában. Amikor kellene, nem kerülnek elő.
Az Excel, amit évek óta görget mindenki, már senkinek sem átlátható.
Nincs egy hely, ahol látszana, mi van kész és mi vár kire — ami lemaradt, mindig utólag derül ki.
Ez nem számítógép-kérdés, és nem is hozzáállás kérdése — így alakult, mert mindig a munka volt előrébb. De rendbe lehet tenni, sokszor a már meglévő eszközeivel.
| Partner | Számla | Státusz |
|---|---|---|
| Kovács és Tsa Bt. | WH-2024-113 | Sürgős |
| Szabó Kft. | hiánypótlás kérve | Várakozik |
| Molnár és Fiai Kft. | WH-2024-098 | Rendben |
A meglévő Excel-nyilvántartás strukturálása, gyorsítása, automatizmusok, hogy ne a táblázattal küzdjön, hanem dolgozzon belőle.
Például: szétszórt táblák összevonása, automatikus kitöltés, dokumentumgenerálás sablonból, riportok.
Napokban mérhető munka, azonnal érezhető eredmény.Amit ma kézzel másol a táblázat, a számlázó és a felhő között, azt össze lehet kötni. Microsoft 365, Google, számlázóprogramok, külső szolgáltatások — egy közös, egyszerű felületen.
Például: számlázó és nyilvántartás összekötése, jóváhagyási folyamat, kintlévőség- és státuszkövetés mobilról.
A dupla adatrögzítés megszűnik.Ha a folyamat kinőtte a táblázatot: dokumentumkezelés, automatikus iratfelismerés és iktatás, nyomonkövetés, riportok — testre szabva, modulonként bővítve.
Például: bejövő iratok AI-felismerése és iktatása, dokumentumgenerálás, belső adminfelület a csapatnak.
Nem szoftvert kap, hanem működő folyamatot.Kiindulás: ügylet-nyilvántartó Excel, sablonból kézzel kitöltött szerződések és kérelmek, kézzel írt csekkek, e-mailben érkező szkennelt iratok.
Az út: először adatokat behúzó makrók, majd egy gombokkal vezérelt Excel-vezérlőpult, ma pedig teljes rendszer: a beérkező iratokat felismeri és iktatja (mesterséges intelligenciával), a kimenő dokumentumokat a nyilvántartásból generálja.
Ma: 1600+ ügylet, 4600+ jármű dokumentációja — egyetlen hiba nélkül; az emberi feladat az ellenőrzés és a jóváhagyás maradt.
Kiindulás: a cég Google-táblázatban vezette a jutalékokat — telefonról kényelmetlenül, elgépelésekkel, státusz nélkül.
A megoldás: a táblázat maradt az adatbázis; fölé került egy telefonra tervezett felület, ami vezeti a státuszokat, jelzi a kintlévőséget, és véd a hibás rögzítés ellen.
Ma: a rögzítés zsebből, két mozdulat — a megszokott rendszert senkinek sem kellett feladnia.
Nagy-Huszein Ákos
a White Hawk alapítója — évekig magam vittem az adminisztrációt,
mielőtt automatizáltam
Nem kell megoldást javasolnia, és nem kell műszaki leírás — elég leírnia, melyik visszatérő feladat rabolja az idejét. Egy munkanapon belül válaszolok, és őszintén megmondom, mit érdemes vele tenni. Azt is, ha semmit. Az első beszélgetés és a véleményem ingyenes — kötelezettség nélkül.
Vagy írjon közvetlenül: [email protected]